Tasacion de los archivos y bibliotecas de las administraciones publicas españolas para su valoracion patrimonial y reconocimiento contable

       La valoración patrimonial y el consiguiente reconocimiento contable del valor monetario de los archivos y bibliotecas en España es muy poco frecuente pese a sus positivos efectos para los propietarios cuando son personas físicas[1] y lo mismo cuando se trata de instituciones públicas o privadas, pues aumenta la cuantía de los activos mejorando el balance (inventario en las instituciones públicas).

 

   Tiene consecuencias financieras muy positivas pues aumenta la capacidad de endeudamiento de la institución pero además pone en valor los fondos frente a terceros y hace posible justificar con argumentos económicos las inversiones y gastos para la conservación, acrecentamiento o difusión de los archivos y bibliotecas así como racionalizar los aseguramientos, la restauración, el expurgo y otros procesos.

 

 Huelga decir que si han sido tasadas y contabilizadas muy pocas bibliotecas, las tasaciones de archivos casi podrían contarse con los dedos de las manos, y  esto hablando solamente archivos privados porque hasta la fecha no se había contabilizado ningún archivo público, por lo que sé, aunque afortunadamente ahora estoy realizando la tasación del Archivo General de una Diputación provincial que es la primera institución pública española que contabiliza su archivo abriendo una vía de actuación que no dudo  seguirán otras administraciones públicas.

    

    Que yo sepa, en España el único fondo documental de propiedad pública que ha sido tasado y contabilizado es la biblioteca -aunque no el archivo- del Banco de España el cual, por razones obvias, fue la primera institución pública española en adaptar su contabilidad a las Directivas europeas a raíz de la publicación del Libro Blanco de Contabilidad en 2002.

 

 No obstante, incluso la tasación de bibliotecas constituye una excepción, pues las bibliotecas de propiedad pública en nuestro país continúan sin contabilizar al cabo de 15 años de publicado el Libro Blanco. Y en menor medida pero en parecida situación de inopia contable se encuentran también las bibliotecas de propiedad privada (véase mi artículo sobre tasación de archivos y bibliotecas de propiedad privada, en especial las de fundaciones y empresas...)... para qué hablar de la situación de los archivos.

 

(Aclaro que al hablar de bibliotecas públicas no contabilizadas me refiero no solamente a las bibliotecas históricas o las que se adquirieron por vía no onerosa y que nunca se contabilizaron, sino a todas las bibliotecas incluidas las modernas, porque aunque las compras se contabilicen al coste las cifras no tardan en quedar obsoletas respecto al mercado a causa del deterioro de los materiales o bien por las revalorizaciones o minusvalías mercantiles, que no refleja la contabilidad).

 

En los países latinos sufrimos la práctica inmemorial de no valorar monetariamente los fondos documentales hasta que se producen situaciones que lo hacen imperativo, como por ejemplo ante un siniestro (inundación, incendio, robo), las adquisiciones y otras, pero nunca para activarlos contablemente.

 

Las razones históricas hay que buscarlas en la escasa, dispersa y confusa normativa sobre principios, métodos y criterios valorativos, lo que a su vez provocó la ausencia de formación en tasación documental dentro de los planes de estudio en Ciencias de la Información y en los propios centros documentales.

 

La misma carencia, a excepción de la inmobiliaria y poco más, la padecen igualmente los demás sectores de actividad aunque las últimas modificaciones legislativas en España han puesto las bases para subsanarla, como explico más abajo. Aparte de mis cursos, sobre tasación de libros y bibliotecas existen muy pocas publicaciones, y siendo así para la bibliotecas ni que decir tiene que no hay nada sobre archivos.

 

Por todo ello resulta una  afortunada coincidencia que,  coincidiendo  con  el citado encargo pericial que he recibido desde el Archivo General de la Diputación de ……….  he  sido  contratado  al mismo tiempo para  tasar los archivos de dos fundaciones, una musical y otra literaria, y los tres con la misma finalidad de valoración patrimonial y activación contable.  

 

Los tres archivos son totalmente distintos uno de otro y su marco jurídico también difiere por lo que en conjunto me han planteado la práctica totalidad de los problemas jurídicos y técnico/periciales que presenta la tasación de archivos (mucho más compleja que la tasación de libros o bibliotecas), y para resolverlos he tenido que profundizar y ampliar los estudios que ya había realizado anteriormente con ocasión de otras pericias y se ha hecho posible que en un futuro próximo comience a impartir formación sobre tasación de archivos, un viejo proyecto que había venido aplazando.

 

 Para terminar resumo exponiendo de nuevo que ahora en España es posible tasar los archivos y las bibliotecas de las administraciones públicas para beneficiarse de las importantes ventajas que su contabilización proporciona (tanto si son de uso interno como si están abiertas al público; tanto si forman parte del Patrimonio Histórico Documental como si no). En el lateral esbozo el nuevo marco jurídico que lo regula.

 

 

Mis servicios periciales están disponibles para cualquier institución interesada.

 

 

Si necesitan más información, un estudio previo gratuito sobre las posibilidades y los beneficios que le proporcionaría la tasación de su archivo o biblioteca,  o un presupuesto para ejecutarla escríbanme a cursostasacion@gmail.com o en llamar al +34 653 667509.

 


Muchas gracias por leerme.

 

 

Agradecería que difundieran este artículo entre sus amigos y conocidos, y en sus redes sociales.

 

Artículos relacionados:

 

 

 


[1] Que pueden consultarse en mi web y en otros ámbitos donde he publicado detalladas descripciones de los beneficios que genera la valoración patrimonial para las personas físicas propietarias de fondos documentales.

Marco jurídico

Para adaptar la legislación española a las directivas de la Comunidad Europea con sus nuevos conceptos, principios y métodos valorativos descritos en el Libro Blanco de la Contabilidad en España de 2002, el gobierno de la nación promulgó los Planes Generales de Contabilidad de 2007 y 2016 (PGP) para las contabilidades privadas y en 2010 el nuevo Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP) y normas complementarias. Las Autonomías, por su parte, están adaptando su legislación contable al citado Libro Blanco.

 

Las nuevas leyes delimitan por fin el marco jurídico y valorativo de las tasaciones documentales 

 

...“la información incluida en las cuentas anuales debe cumplir los requisitos de claridad, relevancia, fiabilidad y comparabilidad…” .

 

... destacando el claro reconocimiento contable que la Ley establece para los activos que tienen potencial de servicio a la sociedad aunque no lo tengan de rendimientos económicos como es el caso de bibliotecas y archivos públicos

 

“…por lo que afecta a los activos, además de tener el control económico de los mismos, tiene que ser probable que la entidad obtenga en un futuro rendimientos económicos o un potencial de servicio. Se distingue, por tanto, entre los activos empleados para generar flujos netos de entrada de efectivo portadores de «rendimientos económicos futuros» y activos empleados para suministrar bienes y servicios portadores de un potencial de servicio... que generan flujos económicos sociales que benefician a la colectividad."

 

y la implantación de la posibilidad optativa de utilizar la nueva Base de Valoración "valor razonable" para conseguir

 

“…la mencionada imagen fiel” (de la totalidad de los activos y pasivos de la entidad).

 

El uso del valor razonable como procedimiento voluntario para la valoración de activos documentales de propiedad pública (archivos y bibliotecas) tras su reconocimiento inicial permite  a   las entidades revalorizarlos de forma automática sin necesidad de esperar a la publicación de una norma legal que lo autorice siempre que exista una tasación realizada por un perito acreditado... para que la información en cuentas sea relevante y mejore el grado de comparabilidad de la misma.

 

El uso del valor razonable presenta grandes ventajas administrativas y de costes.

 

La obtención del valor razonable es legalmente referenciándolo al mercado o por otros métodos que se eligen en función de las particularidades del fondo  a tasar y de los intereses de la entidad.

 

Si necesitan más información, un estudio previo gratuito sobre las posibilidades y los beneficios de la tasación de su archivo o biblioteca  o un presupuesto escríbanme a cursostasacion@gmail.com o  llamen al 653 667509.



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